Facturae · FACe
Cómo enviar una factura electrónica a la administración pública
Un ayuntamiento, un colegio público o cualquier organismo te pide «la factura por FACe» y de repente aparecen palabras nuevas: Facturae, DIR3, firma electrónica. Aquí tienes el camino completo con las herramientas gratuitas del propio Estado — de principio a fin, sin pagar nada.
Respuesta rápida
Para enviar una factura a la administración pública necesitas los códigos DIR3 del organismo, un archivo Facturae 3.2.2 firmado (la aplicación del Ministerio es gratuita) y presentarlo en face.gob.es con certificado digital o Cl@ve. Todo el proceso cuesta 0 €.
Qué es Facturae y qué es FACe
Son dos piezas distintas que trabajan juntas:
- Facturae es el formato: un archivo XML con la estructura oficial del Ministerio (versión vigente 3.2.2), firmado electrónicamente. No es un PDF — es un fichero pensado para que lo lea la máquina de la administración.
- FACe (face.gob.es) es el buzón: el punto general de entrada de facturas de la Administración General del Estado, al que están adheridos la mayoría de ayuntamientos, comunidades autónomas, colegios públicos y organismos.
La ley que ordena todo esto es la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica en el sector público.
Cuándo te lo van a pedir
Como regla general, las facturas a administraciones públicas de más de 5.000 € deben presentarse electrónicamente. Por debajo de ese importe muchas administraciones aceptan factura en papel o PDF — pero cada vez más organismos piden FACe también para importes pequeños, sencillamente porque su tramitación interna ya es electrónica.
Si tienes dudas sobre si tu caso concreto está obligado, eso ya es terreno de tu gestoría — aquí explicamos el procedimiento, no la norma.
1 · Consigue los códigos DIR3
Toda factura por FACe lleva tres códigos que identifican quién la recibe dentro de la administración:
| Código | Qué identifica |
|---|---|
| Oficina Contable | Quién registra y contabiliza la factura |
| Órgano Gestor | Quién encargó el trabajo o la compra |
| Unidad Tramitadora | Quién tramita el expediente y el pago |
En organismos pequeños los tres códigos suelen ser el mismo. Dónde encontrarlos, por orden de comodidad:
- En el pedido, contrato o encargo que te hicieron — cada vez más organismos los incluyen de serie.
- Preguntando directamente al organismo («¿me pasáis vuestros códigos DIR3 para la factura?») — pregunta de rutina, la reciben constantemente.
- En el directorio de FACe, buscando el organismo por nombre.
2 · Genera el archivo Facturae firmado (gratis)
El Ministerio publica una aplicación gratuita de escritorio, llamada precisamente Facturae, que genera y firma el archivo:
- Descarga e instala la aplicación desde facturae.gob.es (Windows, macOS y Linux).
- Da de alta tus datos de emisor y los del organismo, incluyendo los códigos DIR3 del paso anterior.
- Crea la factura con sus líneas, IVA y — si te aplica — retención de IRPF, igual que en cualquier factura normal.
- Fírmala con tu certificado digital. El resultado es un archivo
.xsig(Facturae 3.2.2 firmado).
Importante: la factura que registres aquí es una factura de verdad, con su número de tu serie. Emítela también en tu programa de facturación habitual para que tu numeración y tu contabilidad no tengan huecos — y dale a tu gestoría la misma versión que enviaste.
3 · Preséntalo en face.gob.es
- Entra en face.gob.es → «Remitir factura», identificándote con tu certificado digital o Cl@ve.
- Sube el archivo
.xsigfirmado. - Guarda el número de registro que te devuelve — es tu justificante de presentación.
Y ya está: la factura queda registrada oficialmente y el plazo de pago de la administración empieza a contar desde ese registro.
Qué pasa después: los estados
En face.gob.es puedes consultar en cualquier momento en qué punto está tu factura:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Registrada | FACe la ha recibido y tiene número de registro |
| Registrada en RCF | Ha llegado al registro contable del organismo |
| Contabilizada | Aceptada y anotada — camino del pago |
| Pagada | Orden de pago emitida |
| Rechazada | Algo no cuadra (DIR3 erróneos, datos incompletos…) — el motivo aparece en el detalle y puedes corregir y reenviar |
El rechazo más habitual es un código DIR3 equivocado. Si te pasa, vuelve al paso 1 y confirma los códigos con el organismo.
¿Y esto qué tiene que ver con Veri*factu?
Nada — y por eso confunde. Son dos obligaciones distintas que pueden tocar la misma factura:
- Veri*factu regula cómo tu programa de facturación registra cada factura que emites y la remite a la AEAT (obligatorio a lo largo de 2027 — fechas exactas).
- Facturae/FACe es el formato y el canal para entregar una factura a una administración pública.
En contix, cada factura sale con su hash encadenado y su QR Veri*factu incluidos en los 7 €/mes. El envío directo a FACe desde contix lo estamos construyendo — mientras tanto, el camino gratuito de esta guía funciona hoy mismo, con cualquier programa de facturación.
Fuentes oficiales
Preguntas frecuentes
¿Enviar una factura por FACe cuesta dinero?
No. FACe es gratuito, la aplicación Facturae del Ministerio es gratuita y el certificado FNMT también. Hay plataformas privadas que cobran por hacerlo más cómodo, pero el camino público completo cuesta 0 €.
¿Sirve un PDF firmado?
No. FACe solo acepta el formato Facturae (XML 3.2.1 o 3.2.2) con firma electrónica. Un PDF, aunque vaya firmado, no entra en el circuito.
¿Qué tipo de facturas se pueden enviar por FACe?
Facturas dirigidas a las administraciones adheridas a FACe (la mayoría de organismos estatales, autonómicos y locales), en formato Facturae 3.2.1 o 3.2.2 con firma electrónica. Sirve tanto para facturas ordinarias como para rectificativas y abonos.
¿Qué versión de Facturae tengo que usar?
La aplicación del Ministerio genera la versión vigente (3.2.2). FACe acepta 3.2.1 y 3.2.2; si usas otra herramienta, comprueba que no genere una versión anterior.
¿Puedo facturar a la administración sin certificado digital?
Para firmar el Facturae y para entrar en FACe necesitas certificado digital o Cl@ve. Si no lo tienes, empieza por ahí: cómo conseguirlo gratis. También puede presentarla en tu nombre un tercero con representación (por ejemplo, tu gestoría).
¿Cuánto tarda en pagar la administración?
El plazo legal general de pago es de 30 días desde la aprobación, con el registro en FACe como fecha de referencia de la presentación. Los tiempos reales varían por organismo — el estado «pagada» de FACe es tu mejor indicador.
¿Esta página es asesoría fiscal?
No. contix es una herramienta de facturación. Aquí explicamos un procedimiento técnico con las herramientas públicas disponibles; las decisiones fiscales las tomas tú con tu gestoría.
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